Gmail新概念功能「優先收件匣」(Priority Inbox),三大使用秘訣!

玩樂家 | 9/04/2010 | Share on Facebook
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Gmail是Google旗下的電子郵件服務。Gmail最近推出一個新概念的功能,可以讓Gmail自動判定哪些是重要郵件的「優先收件匣」 ,還滿適合像筆者我這種一天可以收到數百封郵件的人。當然這個系統還在測試中,正在吸收使用者的經驗,Gmail也建議大家搭配分類標籤、篩選器等等功能,再加上「優先收件匣」 功能,才能發揮整理郵件的最大功效!
「優先收件匣」介紹影片



優先收件匣簡介
如果你收到的如雪片般飛來的電子郵件,那麼 [優先收件匣] 可以幫助你節省寶貴的時間。
這項功能可以自動分辨郵件的輕重緩急,將郵件歸類。Gmail 會參考數種資訊,為你將外來郵件按重要性排序,這些資訊包括你最常通信與即時通訊的聯絡人,以及你近期開啟的郵件中最常出現的關鍵字。




當你按一下郵件左側的 [優先收件匣] 導覽連結時,就會看到所有郵件已分門別類,放至三個不同的分類夾:未讀的重要郵件、已加星號以及其他郵件。

自動判斷重要性
Gmail 會自動參考各種資訊來預測外來郵件中的重要郵件,這些資訊包括:
收件者 (假設你經常寫信給小明,那麼小明的來信可能是重要的)。
你開過的信 (開過的郵件比略過的更為重要)。
激起興趣的關鍵字 (如果你讀的信總是與棒球有關,那麼包含相同棒球字詞的新郵件可能很重要)。
你回過的信 (如果你總是回媽媽的信,那麼媽媽的來信很重要)。
最近加上星號、封存及刪除的郵件 (加上星號的郵件比起沒開就封存的郵件來得更重要)




如果「優先收件匣」將普通郵件誤認為重要郵件,或是沒有將具重要性的郵件加上標示,你可以訓練「優先收件匣」,加強它的判斷力。只要選取相關郵件,再按一下 [標示為重要] 或 [標示為不重要] 按鈕即可;這些按鈕位於 [移至] 和 [標籤] 下拉式選單左側,各自標有減號和加號。

訓練
電子郵件重要性排名功能適合收到大量電子郵件的使用者。如果你每天收到的郵件不超過數十封或數百封 (超過也無妨),可以用 [重要] 按鈕和 [不重要] 按鈕來訓練 Gmail 更精確地辨識重要郵件。假設特定類型的郵件未正確歸類,請使用相關按鈕或建立篩選器。
使用 [重要] 和 [不重要] 按鈕:
選取歸類錯誤的郵件,然後按一下 [標示為重要] 或 [標示為不重要] 按鈕。經過標示後,郵件會移至適當的分類夾。這有助於「優先收件匣」學習分辨對你而言具重要性的郵件。
如果你對大量 Gmail 歸類錯誤的郵件進行修正,視確切的修正而定,系統會在幾分鐘內做出反應並大幅減少對郵件進行重要性歸類。
如果你持續將某個寄件者或郵寄清單標示為重要或不重要,Gmail 將在 24 小時內調整設定,總是將該寄件者給予同樣標示。


如果你將郵件標示為不重要,系統會將它從「重要」分類夾中移除。使用了一段時間後,「優先收件匣」將汲取你透過這些按鈕提供的意見,學會分辨對你而言具重要性的郵件。

文字/Gmail說明

顯示/不要顯示優先收件匣
如果現在不想使用「優先收件匣」,請按照以下步驟執行:
  1. 按一下 [設定],然後選取 [優先收件匣] 標籤。
  2. 按一下 [不要顯示優先收件匣]。
  3. 按一下 [儲存]
文字/Gmail說明
優先收件匣的 3大秘訣!
1. 建立自訂重要性篩選器。
如果你固定需要將某些特定的寄件者或關鍵字標示為重要 (或不重要),可以設定篩選器,讓這些郵件一律標示或永不標示為重要。

2. 建立分類標籤,用於不同的分類夾。
你最多可以自訂 3 個分類夾,並在其中顯示你指定的標籤。舉例來說,你可以將郵件分成家人、朋友或是同事來信。你可以設定分類夾顯示你指定的標籤,方法是按一下想變更的分類夾,選取 [更多選項...],再選擇一個標籤。

3. 只看重要郵件,其它稍後再看。
想讓「優先收件匣」僅顯示重要郵件嗎?請前往「設定」網頁並開啟 [優先收件匣] 標籤,將最上方的分類夾變更為 [重要郵件],然後移除中間的分類夾。下次你回到「優先收件匣」時,系統只會顯示兩個分類夾:重要郵件和其他郵件。如果你不想看到其他郵件,只要按一下 [其他郵件] 左側的減號,即可將這個分類夾縮到最小。

4. 在休假完畢返回工作時,將一切恢復正常。
過完輕鬆的假期後,是否曾經被收件匣中的郵件弄得手忙腳亂呢?你可以運用 [未讀的重要郵件] 分類夾中的 [檢視全部] 連結,把心力放在真正重要的郵件上。當你看過所有的重要郵件之後,即可快速瀏覽其他郵件。
輕鬆使用優先收件匣的秘訣
「優先收件匣」的幾個使用秘訣如下:
  1. 偶爾檢查一般收件匣或 [其他郵件] 分類夾,確定 Gmail 未漏掉重要的郵件。如果 Gmail 漏掉了重要郵件,只要使用 [重要] 按鈕即可訓練 Gmail 分辨對你而言具重要性的郵件。
  2. 尋找最適合你的設定配置。如果你還是無法完全相信 Gmail 的重要性排名功能,可以試著設定讓最上方的分類夾顯示所有未讀郵件、中間的分類夾顯示重要郵件,最下方的分類夾則顯示其他郵件。如此一來,所有未讀取的郵件會集中在一起, 你也可以觀察 Gmail 是否能夠正確辨識重要郵件。
  3. 太謹慎而不敢冒險嗎?有些使用者發現單單使用一般收件匣並從中教導系統,就能順利協助系統辨識重要郵件。因此你不需立即改用「優先收件匣」,等到 你覺得 Gmail 能夠完全勝任辨識重要郵件的工作,再前往「優先收件匣」體驗其魅力吧!
文字/Gmail說明


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